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"Cahier des charges" peut désigner plusieurs types de documents et différents types de projets. Si vous lisez cet article, c'est probablement parce que vous cherchez un modèle qui vous permettra d'organiser votre projet de création de site Internet et de briefer les potentielles agences auxquelles vous pourriez faire appel.
Un cahier des charges pourra être :
- envoyé à des professionnels pour leur demander une estimation,
- présenté à votre direction pour le faire valider,
- exposé à des investisseurs pour obtenir des fonds,
- etc.
Un bon modèle de cahier des charges vous fait gagner du temps, professionnalise votre projet, maximise votre crédibilité et vous évite de passer à côté d'un sujet clé vital.
Si c'est ce que vous recherchez, vous êtes au bon endroit.
Afin de vous aider dans la création de votre cahier des charges, vous trouverez, ci-dessous, les contenus indispensables pour que ce document soit le plus complet et le plus précis possible. Un cahier des charges de site internet bien construit sera un atout considérable dans votre processus de déploiement d'un site Internet et dans la réussite de votre projet !
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1. Votre société / Le porteur du projet
Comment présenteriez-vous votre entreprise à un interlocuteur qui n’a jamais entendu parler d’elle ? Imaginez que vous êtes dans un ascenseur, avec moins d’une ou deux minutes pour décrire votre entreprise à un investisseur ou un partenaire potentiel. Quelles informations allez-vous lui transmettre ?
Indiquez toutes les informations qui vous paraissent pertinentes pour qu’un partenaire travaille avec vous. Par exemple :
- Votre activité, votre offre, vos produits, vos services
- Votre histoire
- Votre champ d’action géographique
- Vos valeurs
- Le nombre d’employés
- Le profil de vos clients
- Etc.
2. Le projet
Pourquoi ce projet ? Pourquoi maintenant ?
Plus largement, quel est le plan de votre entreprise dans les grandes lignes et quelle sera la place du site au sein de ce plan ?
Quels sont les objectifs du futur site, au-delà de l’objectif purement opérationnel “Mettre en ligne un nouveau site” ?
- Assurer une présence en ligne basique ?
- Servir de support de communication pour vos commerciaux ?
- Attirer des visiteurs ?
Comparez ces exemples
Créer un site internet mobilise du temps, de l’énergie et du budget. Quels résultats concrets et mesurables en attendez-vous ? Sur quels critères allez vous juger que le site est une réussite ?
3. Périmètre du projet
Arborescence
Quelle sera la structure des contenus sur le nouveau site ? Comment les pages seront-elles organisées ?
Si vous avez des doutes, listez au moins les pages que vous souhaitez faire apparaître sur le nouveau site. N’hésitez pas à préciser que vous souhaitez être accompagné dans la définition de l’arborescence.
Indiquez si certaines pages seront construites sur le même modèle (exemple : toutes les pages de la rubrique “Nos services” seront construites sur le même modèle)
Précisez si les rubriques “parentes” de votre arborescence (les rubriques qui contiennent des pages ou sous-rubriques) ont leur propre page ou s’il s’agit simplement d’un nom qui apparaîtra dans le menu de navigation.
Au plus vous pourrez être précis sur le volume et les types de pages, plus les réponses des prestataires seront précises.
Administration des contenus
Précisez quels contenus vous souhaitez pouvoir éditer vous même depuis l’espace d’administration du site.
Chaque prestataire a sa propre façon de fonctionner, mais voilà comment nous procédons à Impala Webstudio.
- Niveau 0 : les contenus de votre site n’évolueront que très peu. Peut-être une dizaine de changements mineurs par an. Vous disposez d’un contrat d’accompagnement et il vous suffit de nous transmettre les changements pour que nous les réalisons pour vous.
- Niveau 1 : vous avez la possibilité d’éditer vous-mêmes les blocs de contenus qui composent les pages de votre site. Modifier le texte, remplacer une image, voire si vous l’avez prévu dans le cahier des charges, la possibilité de substituer un bloc de contenu par un autre (Un bloc contenant un titre, un texte et une image est remplacé par un bloc contenant une vidéo par exemple).
Vous voulez éventuellement pouvoir ajouter et supprimer de nouvelles pages sur le site (en reprenant le gabarit d’une page déja existante) et modifier le menu de navigation vous mêmes. - Niveau 2 : vous pouvez construire vous-même de nouveaux gabarits de pages en réorganisant les blocs de contenus d’une page.
- Cas particulier : la gestion des contenus pour un “espace” (exemples : espaces recrutement, blog, médiathèque, espace actualité, etc.) est décrite plus bas dans les Fonctionnalités.
Fonctionnalités
Dites-vous que tout ce qui dépasse le fait de consulter du contenu ou de naviguer d’une page à l’autre constitue une fonctionnalité.
Soyez vigilant et prenez le temps de détailler le fonctionnement : il est fort possible que vous ayez une idée en tête et que votre prestataire s’en fasse une autre en lisant votre cahier des charges.
Quelques exemples
- “Contenu contre email” : le visiteur doit vous laisser son email pour télécharger certains contenus (livres blancs, études de cas, etc.)
- Store finder : permettre à l’internaute de trouver une agence ou un magasin à partir de son adresse ou d’une ville
- Moteur de recherche classique ou sur mesure (le visiteur sélectionne plusieurs filtres correspondant à ses besoins, le site le redirige vers le produit ou service qui peut l’intéresser)
- Système d’annonce (recrutement, produit, etc.)
- Catalogue de produits avec possibilité de demander un devis
- Générateur de devis en ligne
- Simulateur et calculette
- Espace client
- Médiathèque
- Les contenus de vos réseaux sociaux apparaissent sur le site
- Les contenus de votre blog sont automatiquement publiés sur vos réseaux sociaux
- Les internautes peuvent partager les pages de votre site sur les réseaux sociaux
- Espace presse
- Espace recrutement
- Livechat (un bouton permet de discuter directement en ligne avec un conseiller via une fenêtre de chat)
- Clic to call back : le visiteur peut laisser son numéro de téléphone ainsi que l’heure à laquelle il souhaite être rappelé
- Exit Intent Pop Up : lorsque les mouvements de la souris indiquent que le visiteur s’apprête à quitter la page, une pop up apparaît pour tenter de capter son attention (et par exemple lui proposer d’être rappelé par un conseiller)
- Inscription à la newsletter
- Connexion à votre CRM ou ERP
- Liaison avec une application mobile ou un objet connecté
- Etc.
Cadre technique
Avez-vous des attentes ou des besoins particuliers pour le cadre technique du futur site ?
Souhaitez-vous utiliser un CMS (Content Management System) tel que Wordpress, Drupal, Joomla, etc. ?
Le site doit-il être optimisé pour prendre en compte la lecture sur mobile et tablette ?
Le site doit-il être relié à un autre service en ligne ou un logiciel que vous utilisez en interne (ERP, CRM, etc.) ?
Quelles sont vos attentes en termes de référencement ?
- Le strict nécessaire, afin que les internautes nous trouvent lorsqu’ils recherchent notre nom dans les moteurs de recherche
- Tout ce qui est possible et envisageable : optimisation maximale des temps de chargement, blog, CDN, etc. Chaque cm de terrain gagné compte.
- A mi-chemin : nous profitons de la refonte pour améliorer le SEO, mais nous avons peu de concurrence ou pas d’enjeu d’acquisition. Nous voulons simplement un cadre “propre” pour le nouveau site.
Quel outil de suivi et d’analyse du trafic sur votre site souhaitez-vous utiliser ? Nous conseillons au minimum Google Analytics (et nous vous recommandons de lui ajouter Hotjar si vous comptez sur votre site pour générer des prises de contact).
Brief créatif
Il s’agit d’aider le prestataire à comprendre votre niveau d’attente par rapport au travail du ou des designers.
Malheureusement les termes en français (Design, Ergonomie, User eXperience, etc.) sont confusants et vous n’êtes pas certain de savoir comment exprimer vos attentes. Pas de panique, il existe des moyens simples de résumer vos besoins.
1/ Votre organisation dispose peut-être déja d’une identité visuelle formalisée (un logo, une palette de couleur, des polices de caractères, etc.)
- Non : nous avons justement besoin d’une identité visuelle
- Oui, mais cette identité doit être améliorée et affinée
- Oui, et elle doit être ré utilisée telle quelle sur le nouveau site
Dans le cadre de cette dernière option, n'hésitez pas à joindre votre charte graphique au cahier des charges de votre site internet lorsque vous soumettrez vos demandes de tarifs aux différentes agences.
2/ Ajoutez dans le cahier des charges (soit ici, soit en annexes) des exemples de sites dont vous aimeriez que le vôtre s’inspire. Attention, pour que la démarche fonctionne, il faut impérativement que vous cherchiez à comprendre pourquoi le design de tel site en particulier vous paraît pertinent.
Cette démarche est importante pour chiffrer votre projet : le niveau de design que vous attendez, le type de supports visuels utilisés (photos, illustrations, vidéos, etc.), le niveau d’animation et d’effets…. tous ces éléments vont jouer sur le budget final.
Où trouver des exemples de sites ?
- Les sites de vos concurrents
- Les sites que vous utilisez vous-mêmes à titre particulier ou professionnel
- Des collections de sites réussis rassemblés par des designers, telle que celle-ci : 20 exemples de sites réussis pour inspirer votre prochaine refonte
3/ Sur une échelle de 1 à 5 (avec 1 comme minimum et 5 comme maximum), quel investissement doit prévoir selon vous le prestataire pour la composante “Design” du projet ?
Conception des contenus
Croyez-en nos années d’expérience, c’est en réalité le risque numéro 1 que court votre projet.
Nous ne comptons plus les projets qui ont été mis en ligne avec plusieurs semaines de retard parce que les contenus n’ont pas pu être livrés à la date prévue. (Le record étant un retard de 13 mois sur la mise en ligne pour un site designé et développé en moins d’un mois par nos soins).
La rédaction des contenus n’est pas un sujet simple : en réalité, elle est plus susceptible de poser des problèmes que le développement ou le design.
- Vous aurez besoin de la contribution (ou au moins de la relecture) d’un ou plusieurs de vos collaborateurs… qui devront dans le même temps assure leur travail quotidien.
- Vous allez probablement vous y prendre à plusieurs reprises : les pages seront écrites, relues, corrigées, ré-écrites, corrigées à nouveau et à ce stade il sera alors nécessaire de revenir sur les maquettes validées plusieurs jours auparavant voire de revenir sur les développements.
- La rédaction de contenus pour le web obéit à des règles très particulières : de lisibilité à l’écran, de SEO (référencement pour les moteurs de recherche) mais aussi dans la manière d’écrire les contenus main dans la main avec le designer.
À moins de disposer des compétences en interne ou d’être accompagné par un expert en communication digitale, nous vous recommandons au minimum :
- de prévoir un processus pour concevoir, écrire, collecter, versionner et valider les contenus
- de demander une relecture SEO, Marketing et Ergonomie à votre prestataire
Si vous décidez de nous confier votre projet, nous pourrons vous accompagner sur ce plan, qu’il s’agisse de vous aider à coordonner la création des contenus en interne, assurer les relectures et les optimisations ou prendre en charge la rédaction.
Stratégie
Particulièrement important si vous comptez sur le nouveau site pour générer des visites ou attirer du trafic.
Souhaitez-vous être accompagné ou conseillé dans votre stratégie web ? Quelques exemples :
- Quel réseaux sociaux choisir et comment communiquer sur chacun d'entre eux ?
- Quels supports utiliser pour asseoir votre présence online
- Sélection des mots-clés et expressions pertinents pour votre référencement
- Suggestion de sujets d’articles de blog pour attirer du trafic vers le site
- Définition de la communication autour du lancement du nouveau site
- Etc.
Intégration des contenus
Si vous avez opté pour un site web entièrement administrable, souhaitez-vous saisir vous-mêmes les contenus dans le nouveau site ? Ou voulez-vous recevoir un site web “clé en main” ?
Réaliser l’intégration vous-même est chronophage mais a le double avantage d’être gratuit et de vous familiariser avec l’espace d’administration des contenus. D’un autre côté, confier cette intégration à votre prestataire devrait vous permettre d’obtenir plus vite le nouveau site et avec un meilleur niveau de finition en termes de mise en page.
Documentation et formation
Souhaitez-vous recevoir une formation ou une documentation (fonctionnelle ou technique) sur le nouveau site ?
Hébergement
Avez-vous des attentes spécifiques quant à l’hébergement du nouveau site ?
Maintenance, suivi et évolutions
Quelles sont vos attentes en termes de maintenance du site (garantir les mises à jour de sécurité, etc.), de suivi (réparation des bugs révélés après la mise en ligne) et d’évolutions (nouvelles fonctionnalités, ajustements, etc.) pour les mois qui suivront la mise en ligne ?
4. Déroulement du projet
Cette étape du Cahier des charges du site Internet et primordiale. Elle a pour objectif de préciser vos attentes quand au pilotage, à la méthodologie ou à l’organisation du projet !
Le projet sera-t-il mis en ligne progressivement, par lots ? Quel calendrier envisagez-vous pour chacun de ces lots ?
Souhaitez-vous adopter une méthodologie particulier pour réaliser le projet (Agile, Cascade, etc.) ou attendez-vous que le prestataire vous détaille l’approche qu’il envisage ?
Combien d’interlocuteurs représenteront votre entreprise ? Gardez en tête que plus ce nombre est élevé, plus les frais de Gestion de Projet risquent de s’accumuler. A l’inverse, si votre prestataire n’a affaire qu’à un seul interlocuteur, mais que celui-ci n’a aucun pouvoir décisionnel, le projet risque de prendre du retard en raison des allers-retours provoqués et de l’effet de goulot d’étranglement de l’information produit.
5. Ressources
Indiquez toutes les informations qui pourraient avoir un impact sur le coût du nouveau site ou sur le calendrier. Par exemple :
- Si vous avez choisi de rédiger les contenus du site vous-même, où en sont vos équipes de la création de ces contenus ? (Tout reste à faire ? L’offre est clairement définie ? Les pages clés sont arrêtées ? Une première version des contenus est disponible ? Etc.)
- Connaissez-vous le profil du visiteur type de votre site ?
- Connaissez-vous vos principaux sites concurrents ?
- Avez-vous déjà définis les mots-clés sur lesquels vous souhaitez vous positionner en termes de référencement ?
- Quelles sont vos ressources en termes de visuels ? (photos, illustrations, vidéos, etc.)
Quels sont vos impératifs ou vos disponibilités en termes de calendrier ? Par exemple, les décideurs clés du projet seront-ils indisponibles pendant une période donnée ?
Quelle fourchette de budget prévoyez-vous pour le nouveau site ?
Commander un site internet est un peu comme confier la recherche de votre prochain appartement à un professionnel : vous lui indiquez que vous recherchez un trois pièces, à proximité du centre ville et pour moins de 240 000 €. Votre conseiller pourra vous présenter une sélection de biens qui correspondent à votre recherche.
Mais si vous ne lui indiquez pas au moins une fourchette de budget, votre conseiller peut aussi bien vous proposer un appartement à 180 000 €, dans un quartier peu attractif, ou un appartement dernier cri, à 320 000 €, situé au coeur du centre ville. Or il est peu probable que l’un ou l’autre de ces appartements ne correspondent à ce que vous cherchez.
Et si vous mandatez 6 conseillers pour trouver un trois-pièces près du centre ville, sans leur indiquer de budget, vous allez vous retrouver avec 6 propositions très différentes. En définitive, vous allez opter pour la seule qui correspond réellement à votre budget (une information que vous auriez pu donner aux conseillers avant) et probablement passer à côté de propositions intéressantes.
La meilleure approche dans cette situation est de sélectionner un conseiller qui vous inspire confiance, de lui présenter vos attentes et vos ressources, puis d’échanger avec lui sur vos options.
La refonte d’un site internet est un investissement : votre organisation a consenti à cet investissement car elle en attend un retour (en ventes directes, en prises de contact, en termes d’images et de communication....).
Quel budget mérite ce retour sur investissement que vous attendez du nouveau site ? C’est le seuil qu’il ne faudra en aucun cas dépasser pour la refonte du site.
6. Format attendu pour la réponse du prestataire
Indiquez vos attentes par rapport à la réponse du prestataire :
- La date limite de réponse
- Le contexte s’il s’agit d’un appel d’offre
- Le contact auquel le prestataire peut transmettre sa réponse
- Les coordonnées de la personne à contacter pour plus de renseignements sur le projet
- Etc.
Précisez éventuellement les critères sur lesquels vous opérerez votre sélection parmi les prestataires contactés. Si vous avez des questions particulières, c’est le moment de les indiquer.
Le cahier des charges est donc une des composantes clé si vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre nouveau site.
Ce document est très important pour 3 raisons.
- Vous voulez être certain que le prestataire qui réalisera votre site comprenne exactement ce que vous attendez (pas d'entourloupes !)
- Le compléter va vous forcer à penser en détails au futur site et vous aidera à détecter les difficultés qui risquent de se poser (ou les points sur lesquels vous n'êtes pas sûr)
- Un cahier des charges clair et complet est important pour la crédibilité de votre projet, quelle que soit votre situation : vis à vis de votre direction, de vos associés, de potentiels investisseurs, etc.
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